Assistenz der Geschäftsführung/ Office Manager:in
Als Assistent der Geschäftsführung und Office Manager:in bist Du der / die Held:in im Hintergrund bei sasserathNOW.
Du sorgst für einen reibungslosen und sicheren Ablauf aller Arbeitsprozesse – sowohl im digitalen als auch im physischen Raum. Und Du unterstützt unsere Geschäftsführung bei allen operativen Themen – vertrauensvoll und verantwortungsbewusst.
Welche Aufgaben Dich im Detail erwarten:
Office Management
- Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags
- Verantwortung des Raummanagements (Anwesenheiten und Abwesenheiten)
- Verwaltung von Büromaterial und Bürobedarf / -zubehör
- Vorbereitung von Meetings, etc., sodass sich unsere Kunden wohlfühlen
Projekt-Controlling
- Pflege der Kunden-, Lieferanten- und Projektdaten
- Verwaltung der Kunden-, Lieferanten- und Projektdaten
- Projekt-Stunden-Tracking
HR / Personalentwicklung
- Unterstützung beim Bewerbungsmanagement
- Verantwortlich für einen reibungslosen Onboarding Prozess
- Pflege der Bewerbungsdaten
- Verwaltung von Arbeitsverträgen (in Zusammenarbeit mit dem Head of Finance & Controlling)
- Abwesenheitsmanagement (Urlaube und Krankheiten)
Legal
- Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Vertragslandschaft in Zusammenarbeit dem Head of Finance & Controlling
- Verantwortung für Datenschutz-Themen, inkl. Schulungen und Server-Struktur-Pflege
- Passwort-Management
Informations-Technologie
- Optimierung und Steuerung der administrativen IT-Prozesse und Tools
- Lizenz- und Hardwaremanagement
- Koordination von Service-Vorfällen (z. B. Reparaturen, IT-Management)
- Verwaltung von Apple Business Manager und Intunes (inkl. Geräte-Tracking, Lizenz-Tracking
- Pflege und Strukturierung unseres SharePoints
Marketing & Kommunikation
- Verwaltung von HubSpot für Event- und Kontaktdatenpflege
- Newsletter Management
- Pflege von Social-Media-KPIs
- Betreuung der Unternehmenswebsite
Was Du idealerweise mitbringst:
Du bist ein echtes Organisations-Talent und übernimmst gerne Verantwortung im Bereich Büromanagement, Personal-Entwicklung und Projekt-Controlling.
Du hast Lust, eng mit der Geschäftsführung zusammenzuarbeiten und bei allen anfallenden operativen Aufgaben zu unterstützen.
Du bist integer und kannst vertrauensvoll mit Daten und Informationen umgehen.
Du willst Teil eines Teams sein und vor allem bei Wachsen bestmöglich helfen.
Du hast Zeit und Interesse, viel im Büro zu sein, denn ein Großteil Deiner Aufgaben spielt sich vor Ort ab.
Deine Erfahrung mit MS Office sind umfangreich, und Du bist sicher im Umgang mit Excel, aber auch mit Word und PowerPoint. Idealerweise kennst Du Dich mit MOCO und HRWorks aus.
Sehr gute Kenntnisse in Deutsch und Englisch.
Benefits:
Festanstellung in Vollzeit (36 Stunden Woche)
Attraktives Gehalt
Flexible Urlaubsregelung
Deutschlandticket oder Jobrad
Weiterbildungs- & Karrieremöglichkeiten durch unser Partner-Netzwerk
