Document Controller (m/w/d)

Als Document Controller (m/w/d) am LNG-Terminal stellen Sie die Integrität, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit aller kontrollierten Dokumente sicher.

Sie verantworten strukturierte Dokumentenprozesse, unterstützen die Fachbereiche bei der Erstellung und Pflege von Dokumentationen und stellen sicher, dass alle Unterlagen gemäß internen Vorgaben, Qualitätsstandards und gesetzlichen Anforderungen verwaltet werden.

Damit leisten Sie einen entscheidenden Beitrag zur Auditfähigkeit, Compliance und zur Sicherstellung der Betriebsgenehmigung des Terminals.

Dokumentenmanagement & Systeme

• Sie verwalten das Dokumentenmanagementsystem (EDMS/DMS) und stellen sicher, dass alle Dokumente korrekt, aktuell und versioniert vorliegen
• Sie führen das Master Document Register (MDR/MDL) einschließlich Dokumentennummer, Revision, Status, Verantwortlichkeit und Fälligkeit und gleichen es regelmäßig mit den vertraglichen Dokumentenlisten ab
• Sie prüfen eingehende Dokumente formal auf Nummerierung, Revision, Metadaten, Lesbarkeit und Vollständigkeit und leiten sie an die fachlich zuständigen Prüfer weiter; die technische Bewertung und Freigabe verbleiben bei den Fachbereichen
• Sie steuern Dokumentenprozesse von Erstellung über Prüfung und Freigabe bis zur Archivierung
• Sie registrieren und versenden Transmittals, überwachen Prüffristen und Rückläufe, dokumentieren Kommentare und Re-submittals und stellen die nachvollziehbare Verteilung der gültigen Revision sicher
• Sie unterstützen Fachbereiche bei der Erstellung, Formatierung und Aktualisierung von Dokumenten, Vorlagen und Arbeitsanweisungen

Dokumentation, Qualität & Compliance

• Sie stellen sicher, dass alle Dokumente internen Vorgaben, Qualitätsstandards (z. B. ISO 9001) und regulatorischen Anforderungen entsprechen
• Sie führen regelmäßige Dokumentenprüfungen durch und sichern Vollständigkeit, Konsistenz und korrekte Klassifizierung
• Sie registrieren und versenden Transmittals, überwachen Prüffristen und Rückläufe, dokumentieren Kommentare und Re-submittals und stellen die nachvollziehbare Verteilung der gültigen Revision sicher
• Sie bereiten Dokumentationen für Audits, Inspektionen und behördliche Prüfungen vor
• Sie koordinieren die formale Zusammenstellung der Lieferanten- und Auftragnehmerdokumentation, einschließlich Prüfberichten, Zertifikaten, ITP-/FAT-Unterlagen, Release Notes und Abschlussdossiers, soweit vertraglich gefordert

Koordination & Schnittstellen

• Sie sind zentrale Ansprechperson für alle Themen rund um Dokumentenkontrolle
• Sie koordinieren sich mit Fachbereichen, Projekten und externen Partnern zur strukturierten Dokumentenbereitstellung
• Sie steuern den Dokumentenaustausch mit EPC-Auftragnehmern, Lieferanten und Prüforganisationen über die festgelegten Projektkanäle und dokumentieren Ein- und Ausgänge sowie Verteiler nachvollziehbar
• Sie pflegen Dokumentenlisten, Verteilstrukturen und Ablagesysteme
• Sie pflegen Dokumenten- und Korrespondenzregister mit Status, Fristen und Historie und führen während der Projektphase regelmäßige Abstimmungen mit Engineering, Quality, Expediting, Construction und Commissioning durch

Unterstützung des Qualitätsmanagements

• Sie unterstützen die Pflege und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems
• Sie stellen sicher, dass Dokumente, Abweichungen und Maßnahmen nachvollziehbar dokumentiert und archiviert sind
• Sie unterstützen die geordnete Übergabe der technischen Enddokumentation und As-built-Unterlagen an Betrieb und Instandhaltung und verfolgen offene Dokumente bis zur vereinbarten Schließung

Schulung & Anwenderunterstützung

• Sie unterstützen Mitarbeitende im Umgang mit Dokumentensystemen und -prozessen
• Sie führen Einweisungen durch und unterstützen bei Fragen zu Struktur, Nutzung und Ablage

Reporting & Weiterentwicklung

• Sie erstellen Kennzahlen und Auswertungen zur Dokumentenqualität und Prozessperformance
• Sie berichten insbesondere zu fälligen und überfälligen Submittals, Prüfrückläufen, Wiederholvorlagen, Dokumentenlücken und Vollständigkeit der Übergabedossiers
• Sie identifizieren Verbesserungspotenziale und unterstützen die Weiterentwicklung von Prozessen und Systemen

Ausbildung & Erfahrung

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung, z. B. im Bereich Büromanagement, im Industriekaufwesen oder in einem vergleichbaren Ausbildungsberuf
• Alternativ ein abgeschlossenes Studium, z. B. im Bereich Betriebswirtschaft, Wirtschaftsingenieurwesen oder Informationsmanagement
• Oder eine vergleichbare Qualifikation bzw. relevante Berufserfahrung im Dokumentenmanagement, z. B. als Document Controller (m/w/d), in der technischen Sachbearbeitung oder im Qualitätsmanagement 
• Erfahrung im Umgang mit technischer Dokumentation und strukturierten Dokumentenprozessen in einem industriellen oder projektorientierten Umfeld von Vorteil
• Erfahrung in der Dokumentenkontrolle großer Anlagenbau- oder Energieprojekte sowie im Umgang mit Lieferanten- und EPC-Dokumentation ist von Vorteil
• Erfahrung im Umgang mit Dokumentationsprozessen in einem technischen oder industriellen Umfeld von Vorteil

Fachliche Expertise

• Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen (z. B. EDMS, DMS, SharePoint, SAP)
• Verständnis für strukturierte Dokumentations- und Freigabeprozesse
• Kenntnisse von Dokumentennummerierung, Revisions- und Statuscodes, Transmittals, MDR/MDL, Prüfläufen und technischen Übergabedossiers sind von Vorteil
• Grundkenntnisse im Qualitätsmanagement (z. B. ISO-Strukturen) von Vorteil

Arbeitsweise & Kompetenzen

• Sehr sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Detailgenauigkeit und ausgeprägtes Organisationsvermögen
• Sicherer Umgang mit digitalen Systemen und Dokumentationsstrukturen
• Sicherer Umgang mit Excel für die Pflege, Auswertung und Nachverfolgung umfangreicher Dokumentenregister ist wünschenswert

Zusammenarbeit & Kommunikation

• Gute Kommunikationsfähigkeit im Austausch mit unterschiedlichen Fachbereichen
• Fähigkeit, komplexe Anforderungen verständlich zu strukturieren

Sprachen

• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Aktuell befindet sich das Terminal bereits im Bau. Bitte bewerben Sie sich daher nicht für die laufende Bau- oder Projektphase, sondern für den späteren, dauerhaften Betrieb.

Wir möchten hier explizit mit Interessierten in den Austausch treten, die Lust haben, die Inbetriebnahme sowie danach dann den langfristigen Betrieb des Terminals zu organisieren und zu sichern.

Für Sie bedeutet das:
Sie begleiten den Übergang von der Fertigstellung in den operativen Betrieb und wirken dann aktiv daran mit, dass das Terminal langfristig zuverlässig läuft.

• Wir sichten Ihre Bewerbung zeitnah und sorgfältig.
• Wir prüfen Ihre Unterlagen im Hinblick auf die ausgeschriebene Position sowie ggf. andere passende Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen. Bei Übereinstimmung kommen wir aktiv auf Sie zu, um die nächsten Schritte zu besprechen.