Service Assistant (m/w/d)

Rigaku wurde 1951 in Tokio, Japan, gegründet und ist seither wegweisend auf dem Gebiet der analytischen und industriellen Messtechnik. Mit mehr als 2.000 Mitarbeitern in über 60 Ländern und einer Vielzahl bedeutender Innovationen ist die Rigaku-Unternehmensgruppe weltweit führend in allgemeiner Röntgendiffraktometrie, Dünnschichtanalyse, Röntgenfluoreszenzspektrometrie, Kleinwinkelröntgenstreuung, Protein- und Kleinmolekül-Röntgenkristallographie, Raman-Spektroskopie, Röntgenoptik, Halbleitermetrologie, Röntgenquellen, Computertomographie, zerstörungsfreier Werkstoffprüfung und Thermoanalyse.

Der/Die Serviceassistent/-in bietet wesentliche Unterstützung für die Serviceabteilung, indem er/sie administrative Aufgaben koordiniert und verwaltet, um einen reibungslosen und effizienten Betrieb zu gewährleisten. Diese Rolle erfordert ausgezeichnete organisatorische und kommunikative Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben in einem schnelllebigen Umfeld zu bewältigen. Der/die ideale Kandidat/-in ist detailorientiert, kundenorientiert und in der Lage, servicebezogene Anfragen, Terminplanung und administrative Dokumentation zu bearbeiten.

Hauptaufgaben:

Kundenservice und Kommunikation:

• Als erster Ansprechpartner für eingehende servicebezogene Anrufe, E-Mails und Anfragen fungieren.
• Auf Kundenanfragen bezüglich Serviceunterstützung reagieren und die Zufriedenheit sicherstellen.
• Service-Termine planen und koordinieren sowie Kunden Erinnerungen und Aktualisierungen bereitstellen.

Administrative Unterstützung:

• Service-Dokumente, Aufzeichnungen und Kundenakten vorbereiten, pflegen und aktualisieren.
• Serviceberichte, Rechnungen und Wartungsvereinbarungen erstellen.
• Serviceaufträge bearbeiten und sicherstellen, dass alle Details genau erfasst und aktualisiert werden.

Koordination und Terminplanung:

• Unterstützung bei der Koordination der Einsatzpläne von Servicetechnikern, um Kundenbedürfnisse zu erfüllen.
• Den Servicekalender überwachen und verwalten, um schnelle Reaktionen auf Kundenanfragen zu gewährleisten.
• Gegebenenfalls Reisen und Unterkünfte für Außendiensttechniker organisieren.

Bestands- und Teilemanagement:

• Den Bestand an Serviceteilen überwachen und bei Bedarf bei der Bestellung und Nachbestückung unterstützen.
• Den Versand von Teilen an Kunden und Techniker koordinieren.
• Inventarbewegungen genau erfassen und überwachen.

Rechnungs- und Abrechnungsunterstützung:

• Rechnungen für abgeschlossene Serviceeinsätze, Wartungsvereinbarungen und Teilebestellungen bearbeiten.
• Unterstützung bei der Klärung von Abrechnungsproblemen und Unstimmigkeiten leisten.
• Kunden bei offenen Zahlungen nachfassen und Abrechnungsanfragen bearbeiten.

Serviceberichte und Kennzahlen:

• Regelmäßige Berichte über Serviceaktivitäten, die Leistung der Techniker und die Kundenzufriedenheit erstellen und verteilen.
• Genaue Aufzeichnungen und Protokolle führen, um Serviceanfragen, Kundeninteraktionen und Gerätewartungen nachzuverfolgen.

Dokumentation und Compliance:

• Sicherstellen, dass alle Servicedaten, Wartungsprotokolle und Garantieunterlagen ordnungsgemäß abgelegt und gepflegt werden.
• Auf dem Laufenden bleiben über Unternehmensrichtlinien und Branchenvorschriften, die für die Serviceadministration relevant sind.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Unterlagen für Audits und Compliance-Prüfungen leisten.

Teamunterstützung und Zusammenarbeit:

• Administrative Unterstützung für das Serviceteam bieten, einschließlich der Protokollierung von Besprechungen, der Erstellung von Präsentationen und der Organisation von Teamevents.
• Eng mit der Teileabteilung, dem Abrechnungsteam und anderen Abteilungen zusammenarbeiten, um servicebezogene Probleme schnell zu lösen.
• An Meetings der Serviceabteilung teilnehmen und zu Prozessverbesserungen und zur Steigerung der Kundenzufriedenheit beitragen.

Ausbildung:

• Bevorzugt: Abitur oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung im administrativen Bereich oder im Kundenservice, idealerweise in einer Service- oder technischen Support-Umgebung

Fähigkeiten:

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen
• Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
• Sicherer Umgang mit der MS Office Suite (Word, Excel, Outlook) sowie Erfahrung mit CRM- oder Servicemanagement-Software
• Grundkenntnisse im Bereich Abrechnungs- und Rechnungsprozesse
• Fähigkeit, Kundenanfragen professionell und einfühlsam zu bearbeiten

Persönliche Eigenschaften:

• Detailorientiert und proaktiv
• Fähigkeit, effektiv in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten
• Starke Problemlösungsfähigkeiten und eine kundenorientierte Einstellung
• Teamfähig und kooperativ

• Ein attraktives Vergütungspaket, das Ihre Expertise und Ihr Engagement belohnt
• Teilnahme an individuellen Altersvorsorge-Programmen
• "Job Rad"
• Leistungsbezogene Boni, die Ihre harte Arbeit und Ihren Beitrag anerkennen
• Ein modernes Arbeitsumfeld mit hochmodernen Büroeinrichtungen und Technologien
• Eine unterstützende und integrative Arbeitsatmosphäre mit Fokus auf Teamarbeit und Innovation