Executive Assistant to the CEO/Office Manager (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit

arivis entwickelt und vertreibt IT-Lösungen für den Life, Health und Material Science Markt. Unser Produktportfolio reicht von Lösungen im Bereich Imaging Science, Clinical Regulatory und Rohdatenmanagement bis hin zu Qualitätsmanagement. Unsere Lösungen helfen unseren Kunden, die weltweit stetig steigenden regulatorischen, Qualitäts- und Compliance-Anforderungen an Forschung, klinische Studien, Zulassung und Pflege von medizinischen Geräten und Arzneimitteln zu erfüllen.

Unsere Produkte werden von kleinen und mittleren Biotech-Unternehmen ebenso wie von den weltweit führenden Medizintechnik- und Pharmaunternehmen sowie von international renommierten Forschungsverbänden, Organisationen und Universitäten genutzt.

Mit Hauptsitz in München ist arivis ein internationales Wachstumsunternehmen mit Standorten in Rostock, Berlin, Phoenix, AZ (USA) und Washington, DC (USA).

Für unser Büro in München suchen wir ab sofort ein/e Executive Assistant to the CEO/Office Manager in Voll- oder Teilzeit (mind. 20 h pro Woche).

• Selbstständige Organisation des Vorstandssekretariats
  • Terminplanung, -verfolgung und -koordination inklusive Steuerung der Wiedervorlage
  • Gestaltung eines effektiven Projekt- und Zeitmanagements
  • Erledigung des gesamten eingehenden und ausgehenden Schriftverkehrs
  • Annahme / Beantwortung der Telefonate des Vorstands sowie der Zentraltelefonnummer
  • Internationale Reiseorganisation

• Kommunikationsschnittstelle zwischen dem Vorstand und externen Geschäftspartnern, Kunden sowie Mitarbeitern im In- und Ausland
• Administrative Unterstützung verschiedener Bereiche und Übernahme teamübergreifender Assistenzaufgaben (insbesondere im Finanz- und Personalbereich)
• Vorbereitung von Meeting- und Büroräumen hinsichtlich des repräsentativen Erscheinungsbildes des Hauptquartiers
• Empfang von Gästen
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, die Pflege des Ablagesystems sowie die Erledigung allgemeiner Korrespondenzen
• Bestellmanagement des Bürobedarfs
• Steuerung des Facility Managements und der Bürogestaltung: Verantwortung für die optimale Ausgestaltung und Weiterentwicklung unserer Büroräume
• Eventmanagement: Planung, Vorbereitung und Durchführung von Meetings, Mitarbeiter-Events und sonstigen Veranstaltungen
• Verwaltung der Mobiltelefone der Mitarbeiter
• Erledigung von Sonderaufgaben für den Vorstand

• Sie gehen mit offenen Augen durch die Welt und erkennen Aufgaben, wenn sie erledigt werden müssen.
• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung zur/m Bürokauffrau/-mann oder vergleichbare Ausbildung (IHK).
• Sie haben Erfahrung im Office Management oder als Vorstandsassistenz in nationalen und internationalen Unternehmen.
• Sie kommunizieren sehr gut in Englisch in Wort und Schrift.
• Sie sind ein “Anpacker”, teamfähig und verfügen über sehr gute IT-Anwenderkenntnisse.
• Serviceorientierung ist für Sie selbstverständlich, nicht nur in Bezug auf externe Gäste, sondern auch für unsere Mitarbeiter
• Eine sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise sowie ein sicheres und repräsentatives Auftreten sind bei dieser Position ebenso Voraussetzung wie Eigenverantwortung und eine ergebnisorientierte Arbeitsweise.

• Einen top ausgestatteten Arbeitsplatz, damit Sie sich auf Ihre Aufgaben konzentrieren können
• Ein professionelles und offenes Team mit langjähriger Erfahrung, Elan und Spaß an der Arbeit
• Flache Hierarchien, schnelle Entscheidungswege und große Entscheidungsspielräume
• Dynamik und Innovationsgeist eines stark wachsenden Softwareentwicklers
• Einen Arbeitsplatz mit sehr guter Anbindung an den ÖPNV.

Wir freuen uns auf Ihre relevanten Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen sowie Ihres frühesten Eintrittsdatums über unser Bewerbermanagementsystem.

Hinweise zum Datenschutz: https://www.arivis.com/en/company/privacy