Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Für unsere Geschäftsstelle in Berlin-Schöneberg suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung, die organisatorisches Geschick mit Kommunikationsstärke verbindet und Freude daran hat, unterschiedliche Menschen und Themen zusammenzubringen.

In dieser Funktion unterstützt du die Geschäftsführung im Arbeitsalltag, behältst auch bei unterschiedlichen Themen den Überblick und sorgst dafür, dass organisatorische Abläufe zuverlässig funktionieren. Dabei arbeitest du eng mit der Geschäftsführung, den Bereichsleitungen und den Kolleg*innen der Verwaltung zusammen und bist eine wichtige Ansprechperson innerhalb des Trägers.

JaKuS ist ein etablierter Berliner Träger der Kinder- und Jugendhilfe mit systemischer und ressourcenorientierter Ausrichtung. Beteiligung, Zusammenarbeit auf Augenhöhe und die aktive Mitgestaltung unseres Trägers sind zentrale Bestandteile unserer Arbeit.

• Du unterstützt die Geschäftsführung in organisatorischen und administrativen Fragestellungen des Arbeitsalltags.
• Du bist zentrale Ansprechperson für Bereichsleitungen, Mitarbeitende sowie externe Partner*innen.
• Du koordinierst den Empfangs- und Telefonbereich und sorgst für einen professionellen ersten Kontakt mit JaKuS.
• Du recherchierst zu unterschiedlichen Themenstellungen und bereitest Informationen sowie Entscheidungsvorlagen auf.
• Du entwickelst pragmatische Lösungsvorschläge für kurzfristige und bereichsübergreifende Fragestellungen.
• Du bringst dich aktiv in die Weiterentwicklung von internen Prozessen ein.
• Du bearbeitest und verteilst den schriftlichen und elektronischen Posteingang und organisierst den Postausgang.
• Du koordinierst die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, Lieferanten und Kooperationspartner*innen.
• Du planst und organisierst Veranstaltungen, Teamtage, Klausuren sowie interne Besprechungen.
• Du unterstützt die Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben rund um Vereinswesen, Meldepflichten und behördliche Verfahren.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung im Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Einschlägige Berufserfahrung in Assistenz-, Verwaltungs- oder Organisationsaufgaben
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Arbeitsmitteln
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartner*innen
• Selbstständige, zuverlässige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Hohes Maß an Vertraulichkeit, Loyalität und Diskretion
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Interesse an der Arbeit in einem sozialen und werteorientierten Unternehmen

• Eine verantwortungsvolle Position an der Schnittstelle von Geschäftsführung, Verwaltung und Fachbereichen mit großem Handlungsspielraum
• Unbefristete Anstellung mit 30 bis 35 Wochenstunden
• Vergütung in Anlehnung an den TV-L je nach Erfahrung zwischen ca. 3.880 € und 4.000 € (Vollzeitstelle) zzgl. einer Jahressonderzahlung
• 30 Tage Urlaub sowie zusätzlich arbeitsfrei am 24. und 31. Dezember
• Betriebliche Altersvorsorge
• Familienzuschlag für jedes kindergeldberechtigte Kind
• Strukturierte Einarbeitung in die Aufgaben und die Trägerstruktur
• Zuschuss zum Jobticket sowie Angebote für Dienstrad-Leasing

Was diese Stelle so besonders macht…
In dieser Position arbeitest du eng mit der Geschäftsführung zusammen und erhältst Einblicke in die vielfältigen Aufgaben und Entscheidungsprozesse eines freien Trägers der Kinder- und Jugendhilfe. Gleichzeitig hast du die Möglichkeit, Prozesse und Abläufe aktiv mitzugestalten.

Jens Wackrow, Geschäftsführung, Tel. 030 - 521 348 474

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Wir begrüßen die Bewerbung von Schwerbehinderten oder Gleichgestellten. Nach Möglichkeit kann der Arbeitsplatz entsprechend deiner Bedürfnisse angepasst werden. Der Zugang zu deinem Arbeitsplatz ist teilweise barrierefrei. Wir haben eine Schwerbehindertenvertretung.

JaKuS ist ein Träger der Jugendhilfe, der sich den sozialen Herausforderungen unserer heutigen Gesellschaft mit bewährten und innovativen Ansätzen stellt. Wir sind ein moderner Träger mit 200 Mitarbeiter*innen, der sich in der sozialen Arbeit engagiert und neue Ideen umsetzt.

Unsere Mission

In einer solidarischen Welt ist jeder Mensch Teil des gemeinschaftlichen Lebens und kann seine Potenziale für sich und im Sinne Aller nutzen.
JaKuS engagiert sich dafür, dass sich junge Menschen und Familien im Dialog mit ihrer Umwelt entwickeln, ein selbstbestimmtes Leben führen und die Gesellschaft mitgestalten.
Offenheit, Vielfalt und eine lebendige Beteiligungskultur zeichnen uns in besonderer Weise aus.