Office Manager / Caretaker (gn)

Ideematec ist ein führendes, mittelständisches Unternehmen und zählt zu den Innovatoren im Bereich erneuerbare Energien. Bereits in über 30 Ländern setzen wir Solarkraftwerke in Bewegung. Unsere Solartracker ermöglichen die optimale Ausrichtung von Solarmodulen, um die maximale Energieausbeute aus der Sonne zu erzielen und das bei allen Wetterbedingungen.

Mit dem Ziel unser Team weiter wachsen zu lassen, freuen wir uns auf spannende Gespräche zur Position:

Office Manager / Caretaker (gn)

Was unser Team besonders macht:

Als Office Manager / Caretaker (gn) bist Du in einer neu geschaffenen Position bei Ideematec dafür verantwortlich, unsere Miteinander im Unternehmen zu verbessern, den Einkauf von Unternehmensbedarf und die Verwaltung unseres Hauptsitzes zu professionalisieren. In dieser Rolle übernimmst Du für eine Vielzahl von Aufgaben Verantwortung, die das tägliche Büroleben reibungslos gestalten und damit direkt zu unserem Unternehmenserfolg beitragen. Du wirst Teil eines Teams zwei Kolleginnen.

Deine Aufgaben:

• Reise- und Terminmanagement für das C-Level: Du organisierst die Reisen und verwaltest die Kalender unserer Führungskräfte. Mit Deinem Organisationstalent sorgst Du dafür, dass alle Termine und Reisen effizient und stressfrei ablaufen.
• Betreuung von Besuchern: Du bist der erste freundliche Kontaktpunkt für unsere Besucher und kümmerst Dich um deren Empfang und Betreuung. Mit Deiner Gastfreundschaft sorgst Du dafür, dass sich jeder Gast willkommen fühlt.
• Post- und Paketservice: Du nimmst Post und Pakete entgegen und verteilst sie zuverlässig an die richtigen Empfänger, sodass wichtige Sendungen immer pünktlich ankommen.
• Facility Management: du hast einen Überblick über Laufzeiten und Kosten unserer Mietverträge, Versicherung und relevante Arbeitssicherheitsbestimmungen und deren Anwendung
• Pflege und Instandhaltung der Büroeinrichtungen: Du stellst sicher, dass unsere Büro- und Meetingräume stets in einwandfreiem Zustand sind. Du koordinierst die IT-, Reinigungs- und sonstigen Service-Dienstleistungen und sorgst dafür, dass alles reibungslos funktioniert.
• Koordination und Unterstützung internationaler Büros: Du arbeitest eng mit unseren internationalen Standorten zusammen und stellst sicher, dass Richtlinien und Prozesse überall einheitlich und effizient umgesetzt werden.
• Pflege und Verwaltung von Büroausstattung: Du kümmerst Dich um die Auswahl, Bestellung und Pflege Inventarisierung von Büroausstattung, -materialien und -möbeln in unseren Büros in Wallerfing und Ismaning. Dabei achtest Du darauf, dass alles funktional, ästhetisch ansprechend und stets verfügbar ist, um ein angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen.
• Lieferantenbewertung und Qualitätssicherung gemäß ISO-Standards: Du überprüfst und evaluierst regelmäßig unsere Lieferanten, um sicherzustellen, dass wir stets qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen erhalten. Durch Deine sorgfältige Auswahl trägst Du dazu bei, dass unsere Standards eingehalten werden und arbeitest an neuen, zeitgemäßen Bürokonzepten mit.
• Management von Dienstleistern: Du koordinierst externe Dienstleister für Reisen, Catering, Reinigung, Handys, Hotels und andere Services. Auch der Fuhrpark ist in Deinem Verantwortungsbereich. Dabei stellst Du sicher, dass diese reibungslos und zur Zufriedenheit aller arbeiten. Deine Verhandlungs- und Organisationsfähigkeiten helfen uns, die besten Konditionen zu erzielen.
• Einkauf und Rechnungsprüfung: Du bist verantwortlich für den gesamten Einkaufsprozess wenn es um Bestellungen für unsere Büros geht, die unseren beruflichen Alltag betreffen, von der Angebotseinholung über die Bestellung bis hin zur Rechnungsprüfung. Dabei behältst Du stets unser Budget im Auge und sorgst für eine transparente und ordnungsgemäße Abwicklung.
• Durchführung von Sonderprojekten: Du organisierst und koordinierst besondere Veranstaltungen wie unsere Weihnachtsfeier oder den Charity-Run. Mit Kreativität und Engagement sorgst Du dafür, dass diese Events unvergesslich werden.

• Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Rolle
• Starke organisatorische Fähigkeiten, Durchsetzungsstärke und ein serviceorientiertes Mindset
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit C-Level-Führungskräften
• Kenntnisse in Lieferantenmanagement und Einhaltung von Qualitätsstandards (ISO)
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, und die Fähigkeit, Prozesse zu koordinieren
• Flexibilität und die Fähigkeit mehrere Bälle zeitgleich zu jonglieren
• Führerschein der Klasse B und eigenes Fahrzeug sind von Vorteil 

Wichtige Eckdaten zur Position:

• Unbefristetes Anstellungsverhältnis in Vollzeit
• Sitz: Head Quarter in Wallerfing 
• Leistungsstarkes IT-Equipment für hybrides Arbeiten

Wie wunderbar! Wir freuen uns auf den Austausch mit dir und auf deine Bewerbung. 

Was wir uns im ersten Schritt von dir wünschen: deinen aussagekräftigen CV, deine Verfügbarkeit und Details zu deiner erwarteten Vergütung.

Wenn du Rückfragen hast, wende dich gern an Verena Hafner und buche dir dazu einen Termin über unser Buchungstool: Termin vereinbaren