Leitung Verwaltung, Fördermanagement & Controlling (m/w/d)

Wir suchen ab sofort in Vollzeit oder Teilzeit (mind. 30 Std.), zunächst für 24 Monate befristet, mit Perspektive auf Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis, eine Leitung Verwaltung, Fördermanagement & Controlling (m/w/d).

Wer sind wir?

Bei uns dreht sich alles um das – wie wir finden – schönste Bundesland der Welt: Bayern. Als Landestourismusorganisation verantworten wir im Auftrag des Freistaats das nationale und internationale Marketing für das Urlaubs- und Reiseland Bayern mit innovativen Kampagnen und modernem Storytelling. Darüber hinaus unterstützen wir unsere Partner in den Orten und Regionen Bayerns bei der Tourismusentwicklung als starker Wirtschaftsfaktor und wichtiger Arbeitgeber und helfen so, regionale Wertschöpfungsketten, gute (Freizeit-)Infrastrukturangebote und natürliche Ressourcen zu bewahren – für eine lebenswerte Heimat für Einheimische und Gäste.

Verwaltung und Zentrale Dienste

• Du leitest die zentralen Verwaltungsbereiche der BayTM. Dazu zählen insbesondere Rechnungswesen, Vergabe, interne IT-Infrastruktur inklusive First-Level-Support, Fuhrpark, Facility und Office Management sowie weitere verwaltungsrelevante Querschnittsthemen.
• Du führst ein Team von aktuell vier Mitarbeitenden, entwickelst es weiter und sorgst für klare Zuständigkeiten, verlässliche Abläufe und eine hohe Qualität im Tagesgeschäft.
• Du arbeitest eng mit unserem externen Buchhaltungsdienstleister zusammen und verantwortest die vorbereitende Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung einschließlich Mahnwesen und Stammdatenpflege in unseren Systemen.
• Du steuerst externe Dienstleister und bist intern erste Ansprechperson für verwaltungsrelevante Themen und Vorgaben.

Fördermittelmanagement und Behördenkommunikation

• Du verantwortest unser Fördermittelmanagement und bearbeitest eigenständig Förder-, Änderungs- und Auszahlungsanträge sowie Verwendungsnachweise.
• Du stellst sicher, dass Berichtspflichten, Fristen und regulatorische Anforderungen jederzeit zuverlässig eingehalten werden.
• Du bist zentrale Ansprechperson für Ministerien, insbesondere das StMELF, unserem Fördermittelgeber, sowie für weitere öffentliche Stellen.
• Du verantwortest das Berichtswesen gegenüber Fördermittelgebern und Gesellschaftern und sorgst für eine saubere, belastbare Dokumentation.

Controlling & Reporting

• Du arbeitest dich in unsere bestehenden Controlling-Strukturen und Budgettools ein und stellst deren zuverlässige Anwendung im laufenden Betrieb sicher.
• Du unterstützt die Bereichsleitungen bei der Budgetplanung und begleitest unterjährige Forecasts und Reportings.
• Du erstellst das interne Reporting und sorgst für belastbare Zahlen als Grundlage für die Geschäftsleitung.
• Du unterstützt bei der Wirtschaftsplanung für Aufsichtsrat und Gesellschafterversammlung und bist Ansprechperson für unseren Wirtschaftsprüfer im Rahmen des Jahresabschlusses.

• Abgeschlossenes Studium mit kaufmännischem, betriebswirtschaftlichem oder verwaltungswissenschaftlichem Schwerpunkt – oder eine vergleichbare Qualifikation mit entsprechender Berufserfahrung.
• Du hast langjährige praktische Erfahrung in einem ähnlichen Aufgabenfeld, idealerweise in einem öffentlich finanzierten, gemeinnützigen oder anderweitig regulierten Umfeld.
• Du bringst Führungserfahrung mit und verstehst es, Menschen klar, verbindlich und pragmatisch zu führen.
• Du arbeitest sehr sorgfältig, strukturiert und verantwortungsbewusst. Gerade bei formalen, sensiblen und fristgebundenen Themen bist du verlässlich und präzise. 
• Du hast Freude an Verwaltungsarbeit und an der sauberen Gestaltung von Prozessen, Zuständigkeiten, Nachweisen und Dokumentationen.
• Du bewegst dich sicher in Rechnungswesen-Prozessen; Kenntnisse in DATEV oder vergleichbaren Tools sind von Vorteil. 
• Du verfügst über ein gutes Zahlenverständnis und sehr gute Excel-Kenntnisse. Wichtiger als ein ausgeprägter Performance-Controlling-Fokus ist uns jedoch ein sicherer, gewissenhafter Umgang mit administrativen und förderrelevanten Themen.
• Du kommunizierst souverän und professionell – auch im Austausch mit Ministerien, Behörden, Wirtschaftsprüfern, Gesellschaftern und der Geschäftsleitung. 
• Erfahrung im Fördermittelmanagement, im Zuwendungs- oder Haushaltsrecht ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung. Wichtig ist uns vor allem die Bereitschaft, sich in diese Themen sorgfältig einzuarbeiten – das nötige Fachwissen vermitteln wir im Team.

• Du entscheidest, welche Arbeitszeit am besten zu dir und deinem Leben passt: Vollzeit oder Teilzeit mit mindestens 30 Stunden, aufgeteilt auf vier oder auf fünf Tage.
• Ein flexibles Arbeitsmodell, das Office-Tage sowie mobiles oder halbmobiles Arbeiten sinnvoll verbindet.
• Ein vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabenfeld mit hoher Relevanz für die Organisation.
• Kurze Wege und enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung.
• Moderne Büroräume, die Flexibilität, Kollaboration und offene Kommunikation fördern.
• Persönliche Ausstattung mit Firmenlaptop und iPhone.
• 30 Tage Urlaub plus zusätzliche freie Tage an Weihnachten und Silvester sowie die Option auf zwei Wochen Workation im europäischen Ausland.
• Eine wertschätzende Unternehmenskultur mit umfassendem Onboarding, offener Feedback-Kultur und regelmäßigen Mitarbeiter- und Entwicklungsgesprächen.
• Persönliche und fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Zugang zu Corporate Benefits sowie betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen.
• Die Stelle ist zunächst auf 24 Monate befristet. Unser Ziel ist bei guter gegenseitiger Passung eine langfristige Zusammenarbeit in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis – gerne auch schon vor Ablauf der Befristung.

Alle Punkte passen zusammen? Wunderbar! Dann bewirb dich direkt über unser Bewerbungsformular. Mitschicken solltest du deinen Lebenslauf, deine wichtigsten Zeugnisse, deine Gehaltsvorstellungen sowie den frühestmöglichen Einstiegstermin. Deine Ansprechpartnerin bei uns ist Barbara Radomski.