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Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Herzlich Willkommen in der Pfeifer & Langen IT-Solutions KG

Wir sind der interne IT-Dienstleister der international agierenden Unternehmensgruppe Pfeifer & Langen Industrie & Handels KG, einer der führenden Unternehmensgruppen der Zucker- und Snackindustrie in Deutschland und Europa mit mehreren tausend engagierten Beschäftigten und starken, im europäischen Nahrungsmittelmarkt erfolgreichen Marken (beispielsweise Diamant Zucker, funny-frisch, CHIO, Ültje u.a.) mit Sitz in Köln.

Was uns besonders am Herzen liegt? Für und mit unseren Kunden wollen wir Werte durch IT schaffen. Daher umfasst der Service für unsere Kunden sämtliche Aufgabenbereiche der Informationstechnologie. Ein wesentlicher Aspekt hierbei ist die Beratung und Einführung von innovativen IT-basierten Lösungen und Best Practices, die Wartung der implementierten Lösungen sowie deren permanente Weiterentwicklung in einem sehr dynamischen Umfeld. Unser Beratungsspektrum umfasst die gesamte Wertschöpfungskette unserer Kunden. Einen besonderen Wert sehen wir darin, dass wir mit den Geschäftsprozessen unserer Kunden seit langen Jahren bestens vertraut sind. Neben den traditionellen Themen in der IT beschäftigen wir uns auch mit Themen der Digitalen Transformation, um gemeinsam die Geschäftsmodelle der Gruppe zukunftssicher weiterzuentwickeln.

Bei uns bist Du vom ersten Tag an ein Teil des Teams. Geprägt durch einen familiären Umgang miteinander, stehen Dir Deine Kolleginnen und Kollegen von Beginn an zur Seite. Selbständiges und eigenverantwortliches Handeln geben Dir dabei den Raum, die Pfeifer & Langen IT-Solutions KG gemeinsam mit uns weiterzuentwickeln

Deine wesentlichen Aufgaben sehen wir heute wie folgt, möchten diese jedoch gemeinsam mit Dir auch weiterentwickeln:

Wir suchen Dich als Assistenz der Geschäftsführung der Pfeifer & Langen IT-Solutions KG. In dieser Rolle unterstützt Du aktuell eine Managing Director, wobei zu einem späteren Zeitpunkt um eine zweite Person erweitert werden wird, die dann von Dir mit betreut werden soll.

Es warten herausfordernde Aufgaben in einem hochspannenden Umfeld auf Dich:

Du kümmerst dich eigenständig um die Organisation des Terminkalenders und Postfachs und steuerst operativ den Terminalltag der Geschäftsführerin
Du bearbeitest selbstständig diverse Themen, die sich aus dem Mailverkehr ergeben oder in Absprache mit der Geschäftsführung, z.B. Recherche für Entscheidungsvorlagen, ggf. Mitarbeit bei organisatorischen oder IT Themen
Du bist für die inhaltliche Vor- und Nachbereitung von internen und externen Meetings (virtuell wie in Präsenz) zuständig
Du erstellst Präsentationen und Entscheidungsvorlagen für verschiedene Zielgruppen und Themen
Du beteiligst dich bei der Organisation und Durchführung von Mitarbeiterevents
Du empfängst und betreust Besuchern im Namen der Geschäftsführung
Du unterstützt bei Projekten diverser Art (z.B. Corporate Identity/Kommunikationsstrategie) mit der Option, kleinere Projekte eigenständig zu leiten
Du übernimmst weitere operative Tätigkeiten im Alltag in Absprache

Was wir uns von Dir wünschen:

Was wir uns von Dir wünschen

Du hast eine kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Kaufmann*frau für Bürokommunikation, oder eine vergleichbare Qualifikation (gern mit IT-Schwerpunkt) erfolgreich abgeschlossen
Du weist mind. 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position auf Geschäftsführungs- oder zumindest Abteilungsleitungsebene vor
Du hast eine hervorragende adressatengerechte Kommunikations- und Organisationsstärke und Kenntnisse im Bereich NewWork inne
Du meisterst den Umgang mit der Microsoft Office Suite (Outlook, Teams, PowerPoint, Word, Excel) sowie weiteren Tools wie Miro oder OneNote sicher und versiert
Du besitzt eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise, ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie eine „Hands-on“-Mentalität
Du balancierst mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft und hast somit die Fähigkeit, mehrere Aufgaben/Themen effektiv zu priorisieren und gleichzeitig zu bearbeiten sowie den Überblick zu behalten
Du kannst dich auf deine lösungsorientierte Arbeitsweise, auch in herausfordernden Situationen verlassen und bringst eine ausgeprägte Durchsetzungsfähigkeit und Mut mit
Du unterhältst dich fließend in Deutsch und Englisch, idealerweise ergänzt durch weitere EU-Sprachen (vorzugsweise Polnisch)
Du findest Diskretion, Loyalität und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein für diese Position ebenso essenziell wie wir
Du leistest einen positiven Beitrag zur Unternehmenskultur, indem du eine offene, vielfältige und lösungsorientierte Zusammenarbeit förderst

Der Einsatzort ist Köln, jedoch arbeiten wir überwiegend remote. Für die oben genannte Position erwarten wir dennoch eine gelegentliche Präsenz im Büro, um im direkten Austausch mit der Geschäftsführung sowie mit Kolleginnen und Kollegen zu arbeiten.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Wir freuen uns darauf, dich in unserem Team willkommen zu heißen und gemeinsam an unserem Erfolg zu arbeiten. Sende uns gerne deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen zu!