Office Manager & HR Support

Wir suchen ein*e äußerst organisierte, proaktive und zuverlässige Office Manager*in mit zusätzlichen Aufgaben im Bereich HR-Support. In dieser Rolle bist Du das Rückgrat unserer Büroorganisation und eine wichtige Unterstützung für unsere Senior HR Managerin.

Du arbeitest in einem internationalen Umfeld mit Kolleg*innen in ganz Europa und den USA; unser Hauptsitz befindet sich in Wien, Österreich. Daher ist ein sicherer Umgang in einem internationalen Umfeld essenziell. Die Position eignet sich ideal für Personen, die Struktur schätzen, Verantwortung übernehmen, Probleme eigenständig lösen und einen reibungslosen Büroalltag sicherstellen.

Office Management

• Sicherstellung eines reibungslosen täglichen Bürobetriebs, inkl. Verwaltung von Büromaterial, Equipment (Laptops, Telefone, SIM-Karten), Postbearbeitung, Meetingraum-Koordination und allgemeinen administrativen Tätigkeiten.
• Koordination des Firmenfuhrparks sowie Verwaltung des Büromaterialbudgets mit kostenbewusstem Einkauf.
• Laufende Kommunikation mit dem Facility Management, um einen reibungslosen Gebäudebetrieb sicherzustellen und Probleme rasch zu lösen.
• Unterstützung bei Meetings (Empfang von Besucher*innen, Bereitstellung von Getränken) sowie Mitarbeit bei der Planung und Durchführung von Team-Events.
• Sicherstellung eines stets organisierten, professionellen und effizienten Büroarbeitsumfelds.

HR-Support

• Administrative und operative Unterstützung der Senior HR Managerin.
• Erstellung von HR-Dokumenten (Verträge, Schreiben, Bestätigungen).
• Unterstützung beim Onboarding/Offboarding sowie Pflege der Personalakten.
• Mitarbeit bei der monatlichen Payroll-Vorbereitung (Datensammlung und Aktualisierungen).
• Kommunikation mit Bewerber*innen und Terminorganisation für Interviews.
• Erstellung grundlegender HR-Statistiken und Reports.
• Nachverfolgung von HR-Fristen und Koordination interner HR-Prozesse.

• Sehr ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten — Überblick über Aufgaben, Fristen und Prioritäten behalten.
• Proaktive Arbeitsweise — Herausforderungen frühzeitig erkennen und Lösungen vorschlagen.
• Hands-on-Mentalität — Verantwortung übernehmen und Dinge vorantreiben.
• Hohe Eigenständigkeit im eigenen Verantwortungsbereich.
• Bereitschaft, Prozesse zu verbessern und zu einem positiven Arbeitsumfeld beizutragen.
• Kooperative und teamorientierte Arbeitsweise.
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (für Lieferanten, Behörden und externe Partner) sowie fließende Englischkenntnisse (Unternehmenssprache).
• Sicherer Umgang mit gängigen Microsoft Tools
• Erfahrung im Office Management, in der Administration oder im HR-Support von Vorteil.

• Internationale Team Events
• Flache Hierarchien und die Möglichkeit, durch proaktiven Einsatz viel zu bewirken
• Gesundheitsbenefits
• Mentorship Program
• Weiterbildungsbudget und Entwicklungsmöglichkeiten
• Wiener Linien Jobticket
• Laptop, Firmenhandy und Business Credit Card

Für diese Position bieten wir ein Bruttojahresgehalt ab 35.700,00 EUR, zuzüglich variablem Bonussystem.
Abhängig von Erfahrung und Qualifikation ist eine Überzahlung sowie eine weiterführende Gehaltsentwicklung möglich.

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