Referent/in des Vorstands (m/w/d)

arivis entwickelt und vertreibt IT-Lösungen für den Life, Health und Material Science Markt. Unser Produktportfolio reicht von Lösungen im Bereich Imaging Science, Clinical Regulatory und Rohdatenmanagement bis hin zu Qualitätsmanagement. Unsere Lösungen helfen unseren Kunden, die weltweit stetig steigenden regulatorischen, Qualitäts- und Compliance-Anforderungen an Forschung, klinische Studien, Zulassung und Pflege von medizinischen Geräten und Arzneimitteln zu erfüllen.

Unsere Produkte werden von kleinen und mittleren Biotech-Unternehmen ebenso wie von den weltweit führenden Medizintechnik- und Pharmaunternehmen sowie von international renommierten Forschungsverbänden, Organisationen und Universitäten genutzt.

Mit Hauptsitz in München ist arivis ein internationales Wachstumsunternehmen mit Standorten in Rostock, Berlin, Phoenix, AZ (USA) und Washington, DC (USA).

Für unser Team in München suchen wir ab sofort Verstärkung und besetzen eine neue Stelle Referent des Vorstandes (w/m/d).

Dies beinhaltet die Begleitung und direkte Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft und umfasst somit einen abwechslungsreichen und vielseitigen Verantwortungsbereich, der sich sowohl aus administrativen als auch aus projektspezifischen strategischen Aufgaben zusammensetzt.

In dieser Schlüsselposition leisten Sie einen signifikanten Beitrag zum zukünftigen Unternehmenserfolg mit folgendem Aufgabenspektrum:

Strategische Aufgaben:

• Unterstützung der Geschäftsführung bei der konzeptionellen Ausarbeitung und Koordination von strategischen, prozessualen und operativen Management-Themen
• Begleitung und eigenständige Vor- und Nachbereitung von Terminen und Entscheidungen auf Ebene der Geschäftsführung
• Analysieren und Aufbereiten von Informationen, Daten und Kennzahlen, Hervorheben von Abweichungen und Problemstellungen sowie Entwicklung von Lösungsansätzen
• Selbständige Bearbeitung von Sonderprojekten mit wechselnder Aufgabenstellung
• Selbstständiges Einarbeiten in operative projekt- oder produktbezogene Fachthemen; Aufbereitung der gewonnenen Informationen in Management Summaries
• Mitwirkung bei der Erstellung von Präsentationsunterlagen und / oder Entscheidungsvorlagen; termingerechtes Einholen von Inputs aus den Fachabteilungen und entsprechende Aufbereitung
• Unterstützung von Projektteams (z.B. im Finanz- oder Personalbereich)
• Erledigung von Sonderaufgaben für den Vorstand

Administrative Aufgaben:

• Kommunikationsschnittstelle zwischen dem Vorstand und externen Geschäftspartnern, Kunden sowie Mitarbeitern im In- und Ausland
• Aktive Unterstützung des Geschäftsführers im operativen Tagesgeschäft
• Management, Organisation und Ablage von Dokumenten und Schriftverkehr der Geschäftsführung (elektronisch im Dokumenten Management System und in Papierform)
• Teilnahme an und Dokumentation von Besprechungen
• Korrespondenz im Auftrag der Geschäftsführung

Berufseinsteiger sind ebenso willkommen wie Bewerber mit Berufserfahrung.

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes Studium, idealerweise mit Schwerpunktsetzung International Management / Betriebswirtschaftslehre oder vergleichbar
• Sie haben gute allgemeine Kenntnisse der IT Branche (durch Studium oder Arbeitserfahrung)
• Sie verfügen über ein hohes Maß an Lern- und Leistungsbereitschaft, sowie die Fähigkeit sich stets schnell in neue Sachverhalte hineinzudenken
• Sie wahren absolute Diskretion im Umgang mit Betriebs- und Geschäftsführungsinformationen
• Sie berherrschen die englische Sprache sehr gut in Wort und Schrift und verfügen über sehr gute IT-Anwenderkenntnisse
• Sie sind erfahren in der Erarbeitung von Konzepten und Entscheidungsvorlagen, denken strategisch und haben ein ausgeprägtes Verständnis für betriebswirtschaftliche Geschäftsprozesse
• Sie sind eine unternehmerisch  denkende Persönlichkeit mit „Hands-On“ Mentalität und verfügen über ein starkes Beziehungsmanagement und eine ausgeprägte Teamfähigkeit
• Des weiteren schätzen wir: Verantwortungsbewusstsein, ganzheitliches- und zielorientiertes Denken, Sorgfalt/Genauigkeit, Zuverlässigkeit, ein ausgeprägtes diplomatisches Geschick, eigenständiges Arbeiten,  Flexibilität und eine positive, kollegiale Einstellung.

Die arivis AG ist ein Equal Opportunity Employer. Alle qualifizierten Bewerberinnen und Bewerber werden unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Religion, Weltanschauung oder einer Behinderung berücksichtigt.