Ausbildung: Speditionskaufmann/-frau (m/w/d)

Arbeiten am Telefon: Wichtige Anrufe an den Chef weiterleiten, Kundenfragen beantworten oder Dienstleister wegen einer Auftragsabwicklung kontaktieren – viele Arbeitsschritte einer Bürokauffrau laufen über das Telefon.

Arbeiten am Computer: Als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation beantwortet man E-Mails, überwacht Zahlungseingänge, verfasst Geschäftsbriefe und ist mit allen gängigen Computerprogrammen, wie Word, PowerPoint und Excel, vertraut.

Arbeiten am Empfang: Sobald ein Termin bevorsteht, ist die Kauffrau für Bürokommunikation zur Stelle: Sie empfängt Bewerber bei Vorstellungsgesprächen oder Kunden, die sich angemeldet haben.

Arbeiten mit Kunden: Ob Lob oder Kritik – wenn Beschwerden oder Verbesserungswünsche von Kunden reinkommen, nehmen Kaufleute für Bürokommunikation dazu Stellung oder geben es an die zuständigen Mitarbeiter weiter. Zudem leiten sie Bestellaufträge weiter und beantworten beispielsweise Kooperationsanfragen.

Arbeiten mit Kollegen: Kaufleute für Bürokommunikation verwalten auch Vertragsänderungen und die Stammdaten der Mitarbeiter – vom Beginn der Tätigkeit bis zum Wohnort. Außerdem buchen sie Hotels oder Flugtickets für die nächste Geschäftsreise und erklären, wie die Reisekostenabrechnung funktioniert.

Arbeiten in der Buchführung: Als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation verwaltet man Rechnungen, überwacht Zahlungen oder führt Kassenbuch.

Organisatorische Arbeiten: In manchen Fällen kommt es vor, dass man Firmenevents plant oder Sitzungen vorbereitet. Termine koordinieren muss man hingegen immer. Und wenn Büromaterial wie Druckerpapier oder Briefbögen ausgehen, sorgen Kaufleute im Bürokommunikation für Nachschub.

Mit deinen organisatorischen Fähigkeiten hast du alles im Blick: wann Rechnungen rausgehen, wann Termine anstehen und wann neue Mitarbeiter ihre Verträge unterschreiben müssen.

Menschenfreund

Du bist die Ansprechperson für Chefs, Mitarbeiter und Kunden, weswegen du kommunikativ und aufgeschlossen sein solltest.

Perfektionist

Ein Komma an der falschen Stelle kann schnell mal zu einer fälschlich überwiesenen Millionensumme führen – mit deiner sorgfältigen Arbeitsweise kann dir sowas nicht passieren.

Es handelt sich um eine dreijährige duale Ausbildung, was bedeutet, dass man als Azubi ein paar Tage in der Woche in einem Unternehmen verbringt und die restlichen Wochentage in einer Berufsschule.

In seltenen Fällen finden die theoretischen Phasen im Blockunterricht statt.

Dann ist man für mehrere Monate am Stück im Unternehmen und anschließend für mehrere Wochen in der Berufsschule. Im ausbildenden Unternehmen kommen die angehenden Kaufleute für Bürokommunikation von Beginn an in einer festen Abteilung unter und lernen dort alle Arbeitsabläufe kennen.

In so genannten Wahlqualifikationen, wie zum Beispiel Personalwirtschaft oder Logistik, spezialisieren sich die Auszubildenden im zweiten Jahr.

In der Berufsschule:
Hier werden zwei große Bereiche abgedeckt: Büroprozesse und Geschäftsprozesse. Zu den Büroprozessen zählt unter anderem die Informationsverarbeitung, also alle Vorgänge, wie Daten gesichert und gepflegt werden. Auch auf dem Lehrplan: wie der Posteingang richtig bearbeitet wird und welche Risiken Onlineprogramme mit sich bringen. Im Bereich Geschäftsprozesse lernt man, wie Aufträge bearbeitet oder Rechnungen erstellt werden und was sich hinter der kaufmännischen Steuerung verbirgt.

Erstes Lehrjahr:
Gestaltung der Büroprozesse: In diesem Bereich werden die angehenden Kaufleute für Büromanagement über Arbeitsstrategien, wie die Informationsbeschaffungsstrategie, und Methoden des Zeitmanagements informiert. Zudem setzen sie sich mit digitalen Terminplänen auseinander.
Auftragsbearbeitung: Man lernt Tabellenkalkulationsprogramme kennen, erstellt Preisberechnungen und frischt seine mathematischen Fähigkeiten wieder auf.

Zweites Lehrjahr:
Kundengewinnung: Im Vordergrund steht hier unter anderem die Marktsituation des Unternehmens. Man lernt dafür zunächst, welche Märkte es gibt, und wo der eigene Betrieb einzuordnen ist. So kann man bald die Wettbewerbssituation fachgerecht beurteilen.
Buchführung: Bei den Grundlagen der Buchführung erfährt man beispielsweise, was sich hinter dem Handelsgesetzbuch oder der Abgabenordnung verbirgt.

Drittes Lehrjahr:
Finanzierung: Angehende Kauffrauen und Kaufmänner für Büromanagement lernen unterschiedliche Maßnahmen kennen, mit denen das Unternehmen zahlungsfähig – das Fachwort dafür ist liquide – bleiben kann und werden mit Krediten sowie Einnahmen und Ausgaben eines Betriebs vertraut gemacht.
Projektmanagement: Welches Ziel soll im Unternehmen erreicht werden? Wie läuft die Durchführung ab und welche Hilfsmittel werden dafür gebraucht? In einem Projektteam erstellen die Auszubildenden dafür einen Projektstrukturplan.

Im Betrieb:
Im ersten Ausbildungsjahr lernt man den Betrieb kennen und macht sich mit den typischen Aufgaben vertraut: Anrufe tätigen, E-Mails beantworten und Kunden in Empfang nehmen. Zudem fängt man mit der Auftragsabwicklung an, setzt sich mit wichtigen Programmen wie Word und Excel auseinander und koordiniert Termine. Da all diese Tätigkeiten nicht streng nach Lehrjahren unterteilt sind, werden die Aufgaben im zweiten Ausbildungsjahr ähnlich sein – es steigt jedoch die Eigenverantwortung.

Zu Beginn des dritten Lehrjahres kommt das Thema Finanzierung hinzu, worunter beispielsweise das Verstehen und Erstellen von Rechnungen oder Monatsabschlüssen zählen. Es kann auch vorkommen, dass angehende Kaufleute für Bürokommunikation mit der Organisation eines Events vertraut gemacht werden.

Das bedeutet nicht weniger als ein Höchstmaß an Qualität, Zuverlässigkeit, Flexibilität und Effizienz in allen Disziplinen.
Dies ist unser Anspruch, auf den unsere Kunden zählen können –
frei nach dem Motto: „Wir machen´s einfach“.

Dafür stehen wir mit unserem Namen – die Familien Greß, Mayer-Greß & Kühl