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Program Assistant

Die ESMT Berlin ist eine internationale Wirtschaftsuniversität, die von 25 führenden globalen Unternehmen und Verbänden gegründet wurde. Wir bieten englischsprachige Vollzeit- und berufsbegleitende Executive MBA-Studiengänge, einen Master in Management-Studiengang sowie Managementweiterbildungen an. Wir sind überzeugt, dass alle Bereiche zusammenarbeiten müssen, um unser gemeinsames Ziel zu erreichen: unternehmerisch denkende Führungskräfte auszubilden, die global denken und verantwortungsvoll arbeiten.

Even though we are an international business school, this position requires near native German skills and therefore this job ad is in German.

Im Bereich Executive Education (Führungskräfteweiterbildung) sind Sie als Program Assistant für eine Reihe von administrativen und organisatorischen Tätigkeiten zuständig. Perspektivisch haben Sie die Möglichkeit kleinere Seminare eigenständig organisatorisch zu betreuen.

Für unser Executive Education Team suchen wir ab sofort eine/n Program Assistant (m/w/x, Vollzeit, ab sofort).

Sie werden

  • eng mit unserem Program Manager Team zusammenarbeiten
  • bei der Organisation und Planung von Meetings, Seminaren und Konferenzen mitwirken
  • das Programm Manager Team durch eine Reihe administrativer Aufgaben unterstützen, wie z. B.:
    • Präsentationen und Seminarmaterialien vorbereiten
    • Seminarauswertungen vornehmen und Auswertungsberichte erstellen
    • Kurse auf unserer e-Learning Plattform einrichten
    • erste organisatorische Absprachen mit Veranstaltungsorten und Seminarhotels treffen
    • zu möglichen Veranstaltungsorten und Dienstleistern recherchieren
    • Hotel- und Raumbuchungen für unsere Executive Education Programme vornehmen
    • Daten in unsere CRM- Plattform eingeben und pflegen
  • an der Prozessoptimierung im Bereich Program Management mitwirken und Vorschläge zur Weiterentwicklung von Standards unterbreiten
  • unsere Program Directors, z. B. bei Formatierungen, Korrekturlesen, Recherchearbeiten, Transkriptionen, Analyse und Bearbeitung von gesammelten Materialen unterstützen

Sie sind dafür qualifiziert, weil Sie

  • eine ausgeprägte Kundenorientierung und Dienstleistungsmentalität haben
  • ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, exzellentes Zeitmanagement sowie Liebe zum Detail besitzen
  • Multitaskingfähig sind und auch in turbulenten Zeiten Ruhe bewahren können
  • sehr gute EDV-Kenntnisse vorweisen (MS-Office Anwendungen), Erfahrung in der Arbeit mit CRM-Systemen und/oder E-Learning-Plattformen sind hilfreich
  • auf muttersprachlichem Niveau auf Deutsch und sehr gut auf Englisch kommunizieren können
  • ein Teamplayer sind
  • Vorkenntnisse in der Organisation von Veranstaltungen oder Weiterbildungsseminaren haben

Unser Angebot

Die ESMT bietet eine sehr kollegiale und internationale Arbeitsumgebung mit Menschen aus über 35 Ländern. Wir fördern Eigeninitiative und Ideen, die langfristig zur Mission der wissenschaftlichen Hochschule beitragen. Wir sind überzeugt, dass Diversität das Wohl unserer Mitarbeitenden, den Erfolg unserer Programme und unsere Gemeinschaft stärkt. Wir fördern Chancengleichheit und stellen unabhängig von Rasse, ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität ein.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Bitte bewerben Sie sich über unser Online-Bewerbungsformular inklusive:

  • Motivationsschreiben
  • Lebenslauf und relevante Zeugnisse/Referenzen
  • Gehaltsvorstellung und nächstmöglicher Eintrittstermin

Kontakt:
ESMT Berlin
Carolin Ludwig
Human Resources Manager
Schlossplatz 1
10178 Berlin
Tel: 030 21231 0