HR & Training Assistant (m/w/d)

Als HR & Training Assistant (m/w/d) unterstützen Sie die Personalabteilung bei allen administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben im Personal- und Trainingsbereich. 

Sie leisten einen wichtigen Beitrag zur Sicherstellung effizienter HR-Prozesse und unterstützen die Organisation bei der Planung, Durchführung und Dokumentation von Schulungs-, Qualifizierungs- und Zertifizierungsmaßnahmen. Darüber hinaus übernehmen Sie administrative Aufgaben entlang des Employee Lifecycles und sorgen für eine zuverlässige Pflege von Personal-, Qualifikations- und Trainingsdaten. 

In dieser Rolle arbeiten Sie eng mit dem HR Advisor, dem HR & Training Coordinator, Führungskräften sowie externen Dienstleistern zusammen und unterstützen einen sicheren, regelkonformen und professionellen Personalbetrieb in einem hochregulierten LNG- und KRITIS-Umfeld. 

HR-Administration & Personalprozesse 

• Sie unterstützen bei administrativen Aufgaben entlang des gesamten Employee Lifecycles vom Eintritt bis zum Austritt 

• Sie erstellen und pflegen Personalunterlagen, Bescheinigungen und Standarddokumente 

• Sie verwalten Personalstammdaten sowie elektronische Personalakten 

• Sie unterstützen bei der Vorbereitung von HR-Reports und Auswertungen 

• Sie wirken bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen mit 

• Sie unterstützen die Vorbereitung der monatlichen Gehaltsabrechnung durch die Pflege relevanter Daten und Dokumente und arbeiten mit unserem externen Dienstleister zusammen

Recruiting-Unterstützung 

• Sie koordinieren Vorstellungsgespräche und Termine mit Fachbereichen und Bewerber*innen sowie Agencies und der Agentur für Arbeit

• Sie unterstützen bei der Bewerberkommunikation und dem Bewerbermanagement 

• Sie pflegen Bewerberdaten und Recruiting-Unterlagen in den entsprechenden Systemen 

• Sie unterstützen bei Recruiting-Events und Employer-Branding-Aktivitäten 

Trainingsorganisation & Qualifikationsmanagement 

• Sie unterstützen bei der Organisation, Planung und Nachverfolgung von Trainingsmaßnahmen 

• Sie unterstützen in der Koordination von Schulungsterminen, Teilnehmenden und organisatorischen Abläufen 

• Sie erstellen Teilnehmerlisten, Schulungsunterlagen und Zertifikatsübersichten 

• Sie pflegen Trainings- und Qualifikationsdaten in den entsprechenden Systemen 

• Sie unterstützen bei der Verwaltung von Qualifikations- und Zertifizierungsnachweisen 

• Sie unterstützen bei der Überwachung von Fristen, Rezertifizierungen und verpflichtenden Schulungen 

Dokumentation & Compliance 

• Sie führen und pflegen Schulungs-, Qualifikations- und HR-Dokumentationen 

• Sie stellen die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit relevanter Dokumente sicher 

• Sie unterstützen bei internen und externen Audits durch die Zusammenstellung erforderlicher Nachweise 

• Sie unterstützen die Einhaltung interner Richtlinien sowie regulatorischer Anforderungen 

Systempflege & Datenmanagement 

• Sie pflegen Daten in HR-Systemen sowie Learning Management Systemen (LMS) 

• Sie unterstützen bei der Sicherstellung der Datenqualität und Datenkonsistenz 

• Sie erstellen Übersichten, Statistiken und Auswertungen 

• Sie wirken bei der Digitalisierung und kontinuierlichen Verbesserung von HR- und Trainingsprozessen mit 

Zusammenarbeit & Unterstützung 

• Sie sind erste Ansprechperson für Mitarbeitende bei administrativen Fragen zu Trainings, Qualifikationen und Personalprozessen 

• Sie arbeiten eng mit HR, HSE, Fachbereichen sowie externen Trainingsanbietern zusammen 

• Sie koordinieren Termine, Meetings und organisatorische Abstimmungen 

• Sie unterstützen das HR-Team bei Sonderaufgaben und Projekten 

Ausbildung & Erfahrung 

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau, Personaldienstleistungskaufmann/-frau oder vergleichbare Qualifikation 

• Erste Berufserfahrung im Bereich Personaladministration, Office Management, Weiterbildung oder Training von Vorteil 

• Erfahrung im Umgang mit administrativen Prozessen und Dokumentationen wünschenswert 

Fachliche Expertise 

• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, Excel und Teams 

• Erste Erfahrungen im Umgang mit HR-Systemen und/oder Learning Management Systemen (LMS) von Vorteil 

• Verständnis für strukturierte Dokumentations- und Verwaltungsprozesse 

• Sorgfältiger Umgang mit vertraulichen und personenbezogenen Daten 

• Grundkenntnisse im Personalwesen sind von Vorteil 

Arbeitsweise & Kompetenzen 

• Strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise 

• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und hohe Serviceorientierung 

• Hohes Qualitätsbewusstsein sowie Genauigkeit bei der Datenpflege 

• Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten und Prioritäten zu setzen 

• Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke 

• Diskretion und Integrität im Umgang mit sensiblen Informationen 

Sprachen 

• Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift 

Aktuell befindet sich das Terminal bereits im Bau. Bitte bewerben Sie sich daher nicht für die laufende Bau- oder Projektphase, sondern für den späteren, dauerhaften Betrieb.

Wir möchten hier explizit mit Interessierten in den Austausch treten, die Lust haben, die Inbetriebnahme sowie danach dann den langfristigen Betrieb des Terminals zu organisieren und zu sichern.

Für Sie bedeutet das:
Sie begleiten den Übergang von der Fertigstellung in den operativen Betrieb und wirken dann aktiv daran mit, dass das Terminal langfristig zuverlässig läuft.

• Wir sichten Ihre Bewerbung zeitnah und sorgfältig.
• Wir prüfen Ihre Unterlagen im Hinblick auf die ausgeschriebene Position sowie ggf. andere passende Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen. Bei Übereinstimmung kommen wir aktiv auf Sie zu, um die nächsten Schritte zu besprechen.